Как да се подготвим за одит по европейски проект

Участието в европейски проекти носи множество ползи, но и сериозни отговорности. Един от най-важните етапи в управлението на такъв проект е ...

Участието в европейски проекти носи множество ползи, но и сериозни отговорности. Един от най-важните етапи в управлението на такъв проект е одитът – официална проверка, която има за цел да установи дали предоставеното финансиране е използвано законосъобразно, целесъобразно и ефективно. Добрата подготовка за този процес е от решаващо значение както за избягване на санкции, така и за запазване на репутацията на организацията.

Какво представлява одитът по европейски проект?

Одитът е независима проверка, извършвана от оторизиран външен одитор или институционален орган (например Управляващ орган, Сметна палата или Европейската комисия). Целта му е да установи дали разходите, отчетени по проекта, отговарят на изискванията на програмата и са подкрепени с нужната документация. Одитът може да бъде предварителен, междинен или последващ, и често се провежда месеци или дори години след приключване на проекта.

Видове документи, които се изискват при одит

Подготовката за одит започва още от първия ден на изпълнение на проекта. Всички документи трябва да се съхраняват систематизирано и да бъдат лесно достъпни. Сред най-често изискваните са:

Договори – както с Управляващия орган (бенефициента), така и с подизпълнители и партньори.
Финансови отчети и декларации – междинни и окончателни отчети, подадени към програмата.
Оригинали на фактури и платежни нареждания – за всяка направена покупка или услуга.
Доказателства за публичност – табели, стикери, интернет страници и публикации, отразяващи финансирането от ЕС.
Протоколи, графици, отчетни документи – свързани с изпълнение на дейности, срещи, посещения и др.
Доказателства за обществени поръчки – покани, оферти, оценки, договори и протоколи от процедури.
Присъствени листове и табели – при проведени събития, обучения или конференции.
Документация за активи – инвентарни протоколи, снимки, гаранционни карти, договори за поддръжка.
Одитна следа (audit trail) – ясно проследяване на всеки разход от възникването до окончателното му отчитане.

Най-често срещани проблеми при одит

Най-често срещаните грешки при одит са свързани с липса на документи или недостатъчна проследимост на дейностите. Ето кои са най-сериозните рискове:

Липса на нужната документация - Често се установява, че оригинали на фактури или договори липсват или не са правилно архивирани.
Разходи извън обхвата на проекта - Например закупуване на техника, която не е предвидена в одобрения бюджет или не е обоснована спрямо целите на проекта.
Недоказуеми дейности или доставки - При липса на присъствени листове, снимки, отчети или други доказателства за реалното провеждане на дейности, разходите могат да бъдат отхвърлени.
Закъснения в отчетността - Неподаването на отчети в срок или непълна информация води до допълнителни проверки и риск от финансова корекция.

Как да реагираме по време на самия одит

Подготовката не приключва с архивирането на документи – важно е и как се държим по време на самата проверка. Ето няколко съвета:

Осигури присъствие на координатор и счетоводител - Те най-добре познават проекта и могат бързо да предоставят необходимата информация и документи.
Отговаряй конкретно и с документи - Избягвай хипотези или обяснения "на думи". Всеки отговор трябва да бъде потвърден с писмено доказателство.
Не се притеснявай от въпроси – бъди прозрачен и спокоен - Одиторите не търсят грешки, а потвърждение, че всичко е в съответствие с правилата.

Важно: всяко обяснение трябва да е документално подкрепено

Дори най-логичното устно обяснение няма тежест, ако не е придружено от фактури, протоколи или други официални документи.

Успешният одит е резултат от систематична работа още от началото на проекта. Архивиране на документи, точна отчетност и вътрешен контрол са най-сигурната защита срещу финансови корекции. Колкото по-добре сте подготвени, толкова по-спокойно ще преминете през проверката и ще защитите вложените усилия.

Източник: https://flexyprobg.com/